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【スプレッドシート活用術】宛名リスト・住所録作成を効率化する関数

うちの会社では毎年年賀状やらお中元・お歳暮やらを送るわけですが

決まった業者がなく、毎回安いとことか良い提案をくれたとこに変えています。

そうするとめんどくさいのが「住所録・宛名リスト」。

業者によってフォーマットも違うので、毎回形式を揃えるのが本当に手間です。

 

そこで今日は、宛名リスト・住所録作成のために知ってると便利なスプレッドシート・エクセル関数の紹介です。

 

宛名リスト・住所録作成に便利なスプレッドシート関数、エクセル関数

郵便番号の形式を揃える

-が必要だったり不要だったり。そもそも郵便番号に-が必要な理由はなんやねんという話ですが。

「-」抜きに統一したい

これは簡単。

①郵便番号の行を選択

②ctrl+hで「検索と置換」画面を開く

③上段に「-」、下段は何も入力せずに「すべて置換」を選択

「-」ありに統一したい

※A1が郵便番号(-あり)の場合

①-を抜いて数字7桁のみに

②郵便番号の4桁目に-を挿入
=LEFT(A1,3)&"-"&MID(A1,4,4)

姓と名を分ける

※氏名がB1の場合

①姓と名の間にスペースがないものは②へ、スペースがあれば④へ

②氏名の2文字目にスペース
=LEFT(B1,2)&" "&MID(B1,3,3)

③名字が2文字じゃないものの、スペースの位置を修正 (アナログ)

④スペースで姓と名を分離
・姓
=LEFT(B1,FIND(" ",B1,1))
・名
=RIGHT(B1, LEN(B1)-FIND(" ", B1))

都道府県と市区町村以下を分離

※住所がC1の場合

①住所全体から都道府県だけ抽出
=IF(MID(C1,4,1)="県",LEFT(C1,4),LEFT(C1,3))

②住所全体から都道府県以外を抽出
=IF(MID(C1,4,1)="県",MID(C1,5,LEN(C1)-4),MID(C1,4,LEN(C1)-3))

文字数制限確認

都道府県と市区町村以下を分けたのに、市区町村以下は住所1と2に分かれててしかも文字数制限ありみたいなケース。

①文字数カウンター発動
=LENB($A1)

②フィルタで指定文字数以上に絞り込むor条件つき書式で色付け

③色ついたところは目視しつつ修正。

(アナログ)

年賀状をネット印刷

ネット印刷ならラクスルがおすすめですね。

稟議制度上、毎回相見積もりをとりますが、

だいたい値段も一番安くて納期も早い。

おすすめです。

https://raksul.com/

参考:2020年版業者比較

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ラクスル 22万 59 無料 無料 https://raksul.com/print/new_years_card
ネットスクウェア 27万 63 10円 無料 https://nenga.print-netsquare.com/
挨拶状.com 33万 63 10円 無料 https://nenga.aisatsujo.jp/
おたより本舗 30万 58 0 無料 https://happy-card.jp/
アルファプリント 41万 60 20円 600 http://www.web-alpha.com/nenga/index.html

 

住所が消えてしまった

業務でありがちな突然のデータ紛失。

スプレッドシートであれば簡単に復元できるのでおすすめです。

具体的な方法は「【スプレッドシート活用術】削除したシートの簡単復元」をご覧ください。

【スプレッドシート活用術】削除したシートの簡単復元

 

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